Loppuraportti

Mitä, miksi, milloin

Käytännön elämässä loppuraportin tehtävänä on järjestelmän toteutuksesta kertovien dokumenttien ohella kuvata projektityön toteutumista projektin johtoryhmälle. Lisäksi loppuraportti sisältää historiatietoja tulevien projektien suunnittelun avuksi seikoista kuten resurssitarvearviot, aikataulut ja niiden toteutuminen, ryhmätyön sujuminen sekä tekniset vaikeudet. Lyhyt yhteenveto projektin etenemisestä eri vaiheissa, kohdatuista ongelmista ja niiden ratkaisuista on myös paikallaan.

Loppuraportti on kirjallinen tai sähköinen dokumentti, jonka tarkoituksena on arvioida projektin kulkua, onnistumista ja toteutumista suhteessa alkuperäisiin tai projektin aikana asetettuihin vaatimuksiin ja tavoitteisiin. Loppuraportti on organisaation väline kehittyä paremmaksi projektitoteuttajaksi. Tarkoituksena on että projektityö ja siihen liittyvät prosessit kehittyvät ottamalla oppia omista ja muiden kokemuksista sekä tämän tiedon jakaminen koko organisaatiolle.

Lähtökohtana ovat saavutetut tulokset sekä työn toteuttaminen, vertailuperusteina ovat projektin tavoitteet että projektisuunnitelma. Lisäksi kannattaa asettaa kysymys tehtäisiinkö asiat uudelleen samalla tavalla vai tehtäisiinkö jotain toisin.

Mikäli projektin johtoryhmä katsoo, ettei projekti ole saavuttanut tavoitteitaan, voidaan aikarajojen ja määrärahojen sallimissa puitteissa ehdottaa jatkotehtäviä. Tulosten tyydyttäessä projektin johtoryhmää päätetään projekti ja vapautetaan siihen osallistuneet henkilöt siirtämällä järjestelmä tilaajan vastuulle.

Loppuraportin sisältö

Käsittele loppuraportissa seuraavia asioita:

• listataan ja esitellään projektin keskeiset tulokset
• arvioidaan lopputulos projektisuunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin peilaten.
• arvioidaan koko projektin järkevyys valmistuneen järjestelmän ja siihen asetettujen vaatimusten ja odotusten valossa, olivatko perusteet oikeat, kannattiko järjestelmä toteuttaa
• lopputulosten analysointi ja perustelut poikkeamille (mitä piti tehdä, mitä tehtiin, miksi ei tehty sitä mikä piti tehdä, mitä oltaisiin tehty toisin)
• arvioidaan toteutusprosessia, eli miten toimittiin, toimittaisiinko jatkossa eri tavalla, ja jos toimittaisiin miksi
• arvioidaan käytettyjä projektityömenetelmiä, projekktinhallintaohjelmia ja työvälineita (missä mentiin vikaan, missä onnistuttiin)
• arvioidaan valittuja työkaluja, ympäristöjä, laitteita, työmenetelmiä ja työtapoja, mitä hyvää, huonoa, parannettavaa
• arvioidaan projektille tarjotut fasiliteetit (niin koulun kuin toimeksiantajan tarjoamat)
• arvostellaan työskentelyn onnistuminen: menestykset, takaiskut, parannusehdotukset eli millainen projekti tehtäisin nyt
• tehdyt työtunnit / suunnitellut ja perustelut poikkeamille
  • henkilöittäin
  • lajeittain (suunnittelu, koodaus, opiskelu, kokoukset)
  • tehtävittäin
  • vaiheittain
• vertaillaan suunniteltua ja toteutunutta ajan- ja resurssien käyttöä ja kustannuksia
• jälkilaskelmat ja perustelut poikkeamille (resurssien ja määrärahojen käyttö, virheiden määrä, aikataulut)
• arvioidaan projektin jäsenet, projektipäällikkö/scrum_master;
  projektiryhmän jäsenet kirjaavat kukin plussat ja miinukset sekä omasta toiminnasta että muitten toiminnasta, itseruoskintaa ;-)
  Huom. ryhmä arvioi omaa toimintaansa kokonaisuudessaan ja jokainen arvioi myös omaa toimintaansa!
• arvioidaan asiakkaan ja ohjaajan toimintaa
• kehitysnäkymät (miten järjestelmää tulisi kehittää tulevaisuudessa, laitteistohankinnat ja -laajennukset).
• hahmotellaan mahdolliset jatkotoimenpiteet, tarvitseeko järjestelmä mahdollisesti jatkoprojekteja yms
• ohjeita ja vinkkejä niille jotka mahdollisesti jatkavat projektia

Tärkeintä on sanoa selvästi oma käsitys työn onnistuneisuuden asteesta ja syistä, joiden ansiosta ja syystä hanke onnistui/menestyi tai ei onnistunut/ei menestynyt.

Ulkoasusta

Riviväli 1½. Kunnon väliotsikot. Sisällysluettelo.

Jos tulostettava versio niin kansilehti aiemmin tehtyjen dokumenttien mukaan. Jokaisella sivulla täytyy olla sivunumero, dokumentin nimi ja  päivämäärä.

Ja vielä...

Opintojaksojen toteuttaja on kiitollinen kaikista kommenteista, joiden avulla opetusta voidaan tulevaisuudessa kehittää ja ohjata paremmin.